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La LOPD en la ofimática y la gestión diaria

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Guía practica LOPD en la ofimáticaLa parte teórica de la LOPD ha sido muy analizada, revisada y adecuada a cada caso, pero ¿que ocurre en el trabajo del día a día y que riesgos existen respecto al manejo de datos de carácter personal, provocados por el uso de hardware y software en la empresa?

Es obvio que la ofimática ha facilitado la gestión en todo el ámbito empresarial y profesional, llegando incluso a que pequeñas empresas puedan procesar información en grandes volúmenes, pero al igual que en un trabajo en cadena, adquirimos ciertos automatismos que nos obligan a ser precavidos, pues aumentan los riesgos de vulnera la legislación y por lo tanto exponernos a cuantiosas multas.

Es la propia Agencia Española de Protección de Datos la que nos facilita ejemplos de sanciones sobre casos prácticos, que nos deben servir para aplicarnos el extenso refranero español. No basta con que el gerente firme una documentación y la entienda, sino que cualquier empleado que gestione datos de carácter personal debe estar mejor o igual formado en el tipo de precauciones que debe asumir. Por lo tanto si eres un gestor responsable de una empresa, puede que algunos de los casos que vamos a enunciar te resulten muy básicos, pero ¿están informados mis empleados?

.- Emails con direcciones visibles. Cuando tenemos que enviar un correo electrónico a varias personas, ya sea por comunicación comercial o meramente informativa, nunca debemos poner las mismas en la casilla “CC” o “Para”. Esto originaria que cualquier de los destinatarios vera los emails del resto, lo que vulnera el deber de secreto. Siempre utilizar la casilla “CCO” o “Copia oculta.

.- Seguridad en nuestros equipos. Es muy común, probablemente demasiado, que nos encontremos con ordenadores sin contraseña de acceso, o la misma pegada en un post-it en la pantalla. ¿Para qué cumplir los requisitos de seguridad en el servidor, si desde cualquier equipo se puede producir un acceso no autorizado?

.- Almacenamiento externo. Cada día aparecen diferentes sistemas de almacenamiento externo que nos facilitan la tarea obligatoria de realizar copias de seguridad. Pero, ¿están encriptados esos datos?, y algo más importante, ¿tenemos controlado donde “guardamos” estos dispositivos? Cualquiera de los lectores ha escuchado en varias ocasiones, ¿has visto mi pendrive?

.- Envío de correspondencia. Cuando enviamos por correo ordinario campañas de mailing o simplemente información interna a nuestros clientes o proveedores, ¿alguien comprueba que no se puedan ver al trasluz datos personales? Basta con revisar el apartado de sanciones en la web de AGEPD para comprobar lo poco que lo hacemos y las multas que ha acarreado.

.- Fax. Completamente desaconsejado cuando se adjuntan datos personales en la documentación que enviemos, ya que nunca sabemos si lo recibe la persona adecuada para la recepción de dicha información.

Podríamos describir más casos relacionados con backups remotos, video vigilancia, formularios web o tiendas virtuales, pero cuando aplicas unos procedimientos al trabajo en tu puesto, es mucho más sencillo extenderlo a operaciones en “La Nube”

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Invitado Lunes, 01 Mayo 2017

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